Accordo Etico di Hostinato:

Introduzione:

Realizzare un progetto digitale, che si tratti di un e-commerce, un sito web, un software o la gestione di attività di marketing, è un percorso strutturato e collaborativo. Hostinato crede che trasparenza, rispetto reciproco e chiarezza siano elementi fondamentali per il successo di ogni progetto. Questo documento rappresenta un impegno reciproco per lavorare insieme in modo professionale, rispettando ruoli, tempistiche e responsabilità.

Premessa:

Per garantire un risultato efficace, ogni progetto richiede collaborazione, pianificazione e condivisione di informazioni. Hostinato si impegna a gestire il lavoro con competenza e professionalità, utilizzando strumenti come ClickUp o altri software di gestione per assicurare trasparenza, organizzazione e comunicazione efficace.

Per ottenere il massimo dalla collaborazione, è essenziale che il Cliente fornisca fin dalle prime fasi tutte le informazioni rilevanti. Un brief dettagliato e una visione chiara degli obiettivi permettono di allineare le aspettative e trasformare le idee in soluzioni pratiche.

Durante lo sviluppo, possono emergere nuove esigenze o richieste di modifica. Tuttavia, una volta definite e avviate le attività, integrare cambiamenti significativi potrebbe incidere sulle tempistiche e sulla struttura del progetto. Solo nelle fasi avanzate si comprendono appieno le potenzialità e i limiti della tecnologia, motivo per cui un confronto iniziale dettagliato e un dialogo aperto sono essenziali per ottenere i migliori risultati.

1 - RUOLI E RESPONSABILITA'

Ruoli Chiave di Hostinato:

• Responsabile commerciale: Gestisce le attività commerciali e contrattuali senza un ruolo operativo nella gestione del progetto e nelle interazioni tra il cliente e l'ufficio tecnico ma disponibile alla gestione di evolutive e nuove trattative.
• Project Manager Digitale: Coordina tutte le attività, garantendo la gestione efficace del progetto e la comunicazione con il cliente.
• Architetto delle Soluzioni: È responsabile della progettazione tecnica del sistema, assicurandosi che soddisfi tutti i requisiti operativi e tecnici definiti. Tuttavia, questa figura viene coinvolta solo se il progetto presenta necessità tecniche personalizzate o complesse, emerse durante la fase di analisi iniziale. Se in fase commerciale non sono state segnalate esigenze particolari, il suo intervento potrebbe non essere necessario.

Ruolo del Cliente:

Per garantire una comunicazione chiara ed efficiente, è essenziale che il cliente designi un referente unico per il progetto. Questa persona avrà il compito di rappresentare il cliente in tutte le comunicazioni con Hostinato, centralizzando richieste, feedback e decisioni.

Perché è importante?

• Chiarezza nella comunicazione: Con un unico referente, si evitano comunicazioni frammentate o contraddittorie che possono rallentare il progetto o causare confusione.
• Decisioni coordinate: Il referente si assicura che le decisioni siano condivise e approvate internamente dal team del cliente, evitando cambiamenti improvvisi o non coordinati.
• Efficienza operativa: Una comunicazione diretta e centralizzata permette al team di Hostinato di lavorare con maggiore fluidità e rispettare le tempistiche concordate.

Ruolo del Referente:

• Coordinare le richieste interne al team del cliente e comunicarle in modo chiaro a Hostinato.
• Garantire che i feedback e le approvazioni siano tempestivi e allineati alle esigenze del progetto.
• Essere il punto di riferimento per eventuali chiarimenti o decisioni.

Cosa evitare?

Senza un referente unico, potrebbero verificarsi:

• Conflitti di opinione all’interno del team del cliente, con richieste divergenti inviate a Hostinato.
• Ritardi nel progetto causati da decisioni non coordinate o feedback tardivi.
• Frammentazione della comunicazione, che può compromettere la qualità e la coerenza del risultato finale.

2 - DOCUMENTAZIONE E TRASPARENZA

Per garantire una gestione strutturata e chiara del progetto, è fondamentale che i requisiti e le specifiche siano documentati in modo accurato sin dalle prime fasi. Questo aiuta a evitare ambiguità, malintesi e possibili disallineamenti tra le aspettative del Cliente e le soluzioni sviluppate da Hostinato.

• Documento di assessment: È buona norma definire tutti i requisiti del progetto in un documento che dettagli le specifiche di funzionamento in base alle esigenze del Cliente. Se tale documento non è stato redatto dal Cliente o non è stato commissionato ad Hostinato, il progetto verrà sviluppato secondo lo standard di funzionamento della tecnologia adottata, senza garanzia di personalizzazioni non esplicitamente concordate.
• Documento di Q&A: Durante la fase commerciale, le domande e risposte condivise tra Cliente e Hostinato rappresentano un riferimento utile per chiarire eventuali aspetti del progetto. Tuttavia, tali indicazioni non costituiscono automaticamente un vincolo tecnico definitivo. Le implementazioni discusse in questa fase possono essere riesaminate durante la progettazione, per garantire soluzioni compatibili con le tecnologie adottate e con le aspettative dei referenti di progetto.

3 - LE FASI DI PROGETTO

Ogni progetto segue un percorso strutturato, suddiviso in milestone ben definite, per garantire un flusso di lavoro efficace e tempi di consegna ottimizzati.

Il Project Manager sarà responsabile della pianificazione delle fasi operative in base alle attività specifiche del progetto e condividerà con il Cliente il piano dettagliato, utilizzando strumenti come ClickUp o software di gestione dedicati.

Ruolo del Cliente:

Per garantire il corretto avanzamento del progetto, è essenziale che il Cliente:

• Collabori attivamente nelle fasi in cui è richiesta la sua partecipazione, come la fornitura di materiali, feedback o approvazioni.
• Rispetti le tempistiche concordate per evitare ritardi che potrebbero influenzare il completamento delle attività.
• Segua gli aggiornamenti e le milestone, monitorando l'avanzamento tramite gli strumenti di gestione condivisi.

Rispetto degli Slot di Lavoro:

Per assicurare il corretto svolgimento delle attività, il lavoro viene organizzato in slot operativi, periodi dedicati in cui il team di Hostinato si concentra su specifiche attività. Eventuali ritardi o richieste di modifica tardive potrebbero comportare un allungamento delle tempistiche, con riprogrammazione degli slot in base alle disponibilità di Hostinato.

4 - COLLABORAZIONE CON AGENZIE DI TERZE PARTI

Durante il progetto, potrebbero essere coinvolte agenzie SEO, di comunicazione o altri fornitori. In questi casi:

• Pianificazione condivisa: Ruoli e responsabilità devono essere chiariti in anticipo. Questo permette di evitare sovrapposizioni, ambiguità o ritardi nel progetto.
• Comunicazione centralizzata: Le interazioni con terze parti devono avvenire attraverso il referente unico del cliente. Questo garantisce una gestione ordinata e senza dispersioni.

Impatto sui tempi: Poiché Hostinato gestisce più progetti contemporaneamente, eventuali ritardi o modifiche introdotte da agenzie esterne possono avere ripercussioni sulle tempistiche pianificate. Una pianificazione accurata e il rispetto degli slot di lavoro concordati sono essenziali per mantenere il progetto nei tempi previsti. In caso di ritardi significativi, le attività potrebbero essere riorganizzate in base alla disponibilità del team, con possibili slittamenti nei tempi di consegna.

5 - COMUNICAZIONE E TRASPARENZA

• Utilizzo di ClickUp o altri software per la gestione progetti: Tutte le attività, i progressi e le richieste vengono gestiti tramite il software preposto per la gestione dei progetti, garantendo tracciabilità e trasparenza.
• Feedback puntuali: I commenti e le approvazioni del cliente devono essere tempestivi per evitare ritardi.

6 - ASSISTENZA E SUPPORTO POST-DEPLOY

Dopo il lancio del progetto, Hostinato offre un periodo di assistenza gratuita per garantire la risoluzione di eventuali bug che potrebbero emergere. Questo servizio mira a garantire che il progetto funzioni come previsto e che eventuali problemi tecnici siano presi in carico.

Cosa intendiamo per Bug?

Un bug è un errore tecnico che compromette il corretto funzionamento del progetto o di alcune parti di esso rispetto a quanto concordato e pianificato. Hostinato classifica i bug in base alla loro gravità per definire le priorità di intervento:

• Bloccanti: Problemi che impediscono l'operatività del sistema.
• Funzionali: Errori che compromettono una funzionalità specifica, senza però bloccare l'intero progetto.
• Grafici: Piccoli difetti visivi o di layout che non compromettono l'uso del sistema.

Se non si tratta di un Bug?

Capita che alcune richieste o aspettative non rientrino nella definizione di bug, ma siano invece:

• Richieste di informazioni: Domande sul funzionamento del sistema.
• Ottimizzazioni: Suggerimenti per migliorare il sistema oltre quanto previsto inizialmente.
• Errate aspettative di funzionamento: Situazioni in cui il sistema non si comporta come il cliente immaginava, ma è conforme a quanto progettato e concordato.

In questi casi, Hostinato classifica tali attività come extra progetto, in quanto esulano dagli accordi iniziali. Tuttavia, siamo disponibili a lavorare insieme al cliente per:

• Avviare una fase di ottimizzazione per rispondere alle nuove esigenze.
• Trovare soluzioni utili e personalizzate che soddisfino al meglio i suoi obiettivi futuri.

Perché è importante questa distinzione?

La gestione di un progetto digitale richiede un approccio chiaro e strutturato. Hostinato non può farsi carico di richieste non pianificate o basate su errate interpretazioni delle funzionalità, poiché ciò potrebbe compromettere il supporto agli altri clienti o alterare la qualità e i tempi del progetto. Con un dialogo aperto e un confronto collaborativo, possiamo trovare le migliori soluzioni per ogni situazione, rispettando al contempo i confini degli accordi iniziali.

7 - RISPETTO DEGLI ACCORDI SUI PAGAMENTI

Il rispetto degli accordi economici è una parte fondamentale per garantire la fluidità e la puntualità nella gestione dei progetti. Hostinato si impegna a rispettare le tempistiche e a fornire un servizio di qualità, ma è essenziale che i pagamenti siano effettuati nei tempi concordati per evitare possibili ritardi o problematiche.

Perché è importante?

• Continuità operativa: I pagamenti puntuali assicurano che tutte le risorse necessarie al progetto siano disponibili senza interruzioni.
• Rispetto delle scadenze: Ritardi nei pagamenti possono comportare una riorganizzazione delle attività, influendo sulle tempistiche concordate.
• Collaborazione equilibrata: Un rapporto trasparente e rispettoso degli accordi economici consente a Hostinato di dedicare il massimo impegno al progetto.

Cosa accade in caso di ritardi nei pagamenti?

• Hostinato potrebbe essere costretta a sospendere temporaneamente le attività fino alla regolarizzazione della situazione economica.
• Gli slot di lavoro potrebbero essere riorganizzati sulla base delle disponibilità del team, con possibili allungamenti nei tempi di consegna.

Come possiamo evitarlo?

Hostinato fornirà un calendario chiaro per i pagamenti, allineato alle fasi del progetto. Il cliente è invitato a contattare Hostinato in caso di dubbi o necessità di chiarimenti sugli accordi economici.

Collaborando in modo trasparente anche sugli aspetti finanziari, garantiamo un flusso di lavoro regolare e un progetto che soddisfi tutte le parti coinvolte.

8 - IMPEGNO VERSO I DIPENDENTI E I COLLABORATORI

Hostinato si impegna a creare un ambiente lavorativo positivo e rispettoso per tutti i membri del proprio team, che siano dipendenti o collaboratori esterni. Crediamo che una collaborazione basata sul rispetto reciproco sia essenziale per il successo di ogni progetto:

Impegni di Hostinato

• Garantire condizioni di lavoro adeguate: Offriamo ai nostri dipendenti e collaboratori un ambiente di lavoro sicuro, stimolante e rispettoso delle loro esigenze professionali e personali.
• Promuovere lo sviluppo professionale: Investiamo nella formazione continua del nostro team, garantendo che le competenze siano sempre aggiornate e in linea con le ultime tecnologie e pratiche di settore.
• Valorizzare il benessere: Sosteniamo l'equilibrio tra vita professionale e personale per mantenere un ambiente di lavoro positivo e produttivo.

Impegni Richiesti ai Clienti

• Comunicazione rispettosa: È importante mantenere un tono professionale e rispettoso nei confronti delle persone coinvolte nel progetto. Eventuali critiche o richieste devono essere espresse in modo costruttivo.
• Collaborazione positiva: Un atteggiamento collaborativo contribuisce a creare un clima sereno e produttivo, essenziale per il buon esito del progetto.

9 - IMPEGNO PER LA SICUREZZA INFORMATICA E LA CONFORMITA' GDPR

Hostinato si impegna a garantire la sicurezza dei dati e il rispetto delle normative in materia di protezione della privacy, operando nel pieno rispetto delle leggi e delle migliori pratiche.

• Sicurezza Informatica: Adottiamo misure tecniche e organizzative per proteggere i dati da accessi non autorizzati, perdite o violazioni. Utilizziamo strumenti certificati e aggiorniamo regolarmente i sistemi per prevenire minacce informatiche.
• Conformità GDPR: Rispettiamo il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR), garantendo che i dati personali trattati siano gestiti con trasparenza, sicurezza e nel pieno rispetto dei diritti degli interessati.
• Formazione del team: Tutti i dipendenti e collaboratori di Hostinato ricevono formazione specifica sulle normative GDPR e sulle best practice di sicurezza, assicurando il rispetto degli standard più elevati.

10 - PRINCIPI ETICI DI COLLABORAZIONE

Impegni di Hostinato:

• Fornire competenze specialistiche e una gestione professionale del progetto.
• Garantire trasparenza, puntualità e una comunicazione efficace durante tutte le fasi del progetto.
• Offrire supporto post-lancio per garantire la qualità del prodotto consegnato.
• Valorizzare il benessere: Sosteniamo l'equilibrio tra vita professionale e personale per mantenere un ambiente di lavoro positivo e produttivo.

Impegni Richiesti ai Clienti

• Comunicazione rispettosa: È importante mantenere un tono professionale e rispettoso nei confronti delle persone coinvolte nel progetto. Eventuali critiche o richieste devono essere espresse in modo costruttivo.
• Collaborazione positiva: Un atteggiamento collaborativo contribuisce a creare un clima sereno e produttivo, essenziale per il buon esito del progetto.
• Collaborazione con agenzie terze: Se sono coinvolte agenzie esterne, il cliente deve chiarire ruoli e responsabilità in anticipo e garantire che le comunicazioni con Hostinato avvengano tramite il referente unico.
• Condivisione delle informazioni: Il cliente deve fornire tutte le informazioni rilevanti già nella fase iniziale attraverso un brief dettagliato. Questo aiuta a evitare incomprensioni o ritardi derivanti da richieste non pianificate.
• Accordi economici: Il cliente è tenuto a rispettare gli accordi di pagamento nei tempi concordati, evitando ritardi che potrebbero influire sulle attività programmate.
• Feedback puntuale: I feedback devono essere chiari e forniti tempestivamente per garantire che il progetto prosegua senza interruzioni.
• Distinzione tra bug e ottimizzazioni: In caso di richieste di modifiche o chiarimenti, il cliente deve accettare la distinzione tra correzioni di bug, già incluse nell'assistenza, e richieste di ottimizzazione o personalizzazione che verranno valutate come extra progetto.

11 - CONCLUSIONE

Firmando questo documento, Hostinato e il cliente si impegnano a rispettare i principi sopra indicati, costruendo una relazione di fiducia e collaborazione. Questo approccio etico e professionale garantisce un progetto di successo, rispettando le aspettative di tutte le parti coinvolte.

Grazie per aver scelto Hostinato come partner per il tuo progetto e-commerce.